KI-Kompetenz in der Kanzlei: Art. 4 KI-VO

Ein Mitarbeiter lässt sich eine Mandantenmail von einem Chatprogramm zusammenfassen, eine Kollegin nutzt ein Übersetzungswerkzeug für einen Vertragsentwurf: In vielen Kanzleien ist künstliche Intelligenz längst Teil des Alltags. Die europäische KI-Verordnung – Verordnung (EU) 2024/1689, kurz KI-VO – knüpft daran eine Pflicht, die oft unterschätzt wird, weil sie unabhängig von Größe und Risiko gilt: die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO. Dieser Beitrag erklärt, was die Vorschrift in ihrer aktuellen Fassung verlangt und was nicht.

Seit wann Art. 4 gilt – und was sich 2026 geändert hat

Art. 4 steht in Kapitel I der KI-VO. Nach Art. 113 Buchstabe a gelten die Kapitel I und II bereits ab dem 2. Februar 2025; die übrigen Vorschriften gelten im Grundsatz ab dem 2. August 2026.

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, hat der Unionsgesetzgeber Art. 4 neu gefasst. Die Änderungsverordnung wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am dritten Tag danach in Kraft, also am 27. Juli 2026. Die ursprüngliche Fassung verlangte Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das Personal über „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt. Die neue Fassung von Art. 4 Abs. 1 lautet:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Die Pflicht ist also geblieben, aber anders zugeschnitten: Verlangt sind Maßnahmen, die Kompetenz fördern – kein garantiertes Ergebnis. Neu sind Abs. 2 und 3: Kommission und Mitgliedstaaten sollen Anbieter und Betreiber, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, unterstützen; die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele, und das KI-Gremium soll Empfehlungen annehmen.

Ist Ihre Kanzlei betroffen?

Art. 4 richtet sich an Anbieter und an Betreiber. „Betreiber“ ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit. Eine Kanzlei, die KI-Werkzeuge im Berufsalltag einsetzt, ist damit regelmäßig Betreiberin. Die Bundesnetzagentur stellt klar, dass dies auch für KI-Systeme mit allgemeinem Verwendungszweck wie Chatbots gilt, unabhängig von Wirtschaftszweig oder Organisationsgröße.

Erfasst sind nicht nur die eigenen Beschäftigten, sondern auch „andere Personen“, die im Auftrag der Kanzlei mit KI-Systemen arbeiten. Die Europäische Kommission nennt als Beispiele Auftragnehmer und Dienstleister. Ob ein konkretes Werkzeug überhaupt ein KI-System im Sinne von Art. 3 Nr. 1 KI-VO ist, sollten Sie im Zweifel anhand der Leitlinien der Kommission zur Begriffsbestimmung prüfen.

Was nicht verlangt wird

Rund um Art. 4 kursieren Angebote, die einen „Pflichtnachweis“ versprechen. Die amtlichen Stellen sind hier deutlich:

• Kein Zertifikat: Die Bundesnetzagentur schreibt, die KI-VO sehe „keine Zertifizierungspflicht für in Anspruch genommene Schulungen oder Qualifizierungsmaßnahmen“ vor. Auch die Kommission antwortet in ihren Fragen und Antworten: Ein Zertifikat ist nicht nötig; eine interne Aufzeichnung über Schulungen und andere Anleitungen genügt.
• Kein Standardkurs: Die KI-VO gibt keine standardisierten Trainingsmaßnahmen vor. Die Maßnahmen können intern oder extern durchgeführt werden.
• Kein Wissenstest: Nach der Kommission verpflichtet Art. 4 nicht dazu, das KI-Wissen der Beschäftigten zu messen.

Die Kommission weist allerdings auch darauf hin, dass es in vielen Fällen nicht wirksam sein dürfte, sich allein auf Betriebsanleitungen zu verlassen oder das Personal zu bitten, sie zu lesen.

So gehen Sie in der Kanzlei vor

Die Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten Mindestschritte, an denen sich auch eine kleine Kanzlei orientieren kann:

1. Grundverständnis schaffen: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzen wir, wo liegen Chancen und Gefahren?
2. Rolle klären: Entwickelt die Kanzlei KI-Systeme, oder nutzt sie Systeme anderer? In aller Regel ist sie Betreiberin.
3. Risiko einschätzen: Was müssen die Beschäftigten beim jeweiligen System wissen, welche Risiken bestehen, wie lassen sie sich verringern?
4. Maßnahmen zuschneiden: nach Vorkenntnissen der Personen, nach Einsatzzweck und nach den Personen, die von den Ergebnissen betroffen sind.

Für Kanzleien gehören dazu Inhalte, die eine allgemeine Schulung oft nicht abdeckt. Dazu zählt die anwaltliche Verschwiegenheit: Wer Mandatsdaten in ein externes KI-Werkzeug eingibt, eröffnet einem Dienstleister Zugang zu geschützten Tatsachen. Das ist nach § 43e BRAO nur unter Bedingungen zulässig – unter anderem sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform und Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Ebenso wichtig ist der kritische Umgang mit Ergebnissen: Fundstellen, Fristen und Zitate aus einem KI-Werkzeug sind vor der Verwendung an der Quelle zu prüfen.

Die Bundesnetzagentur betont, dass KI-Kompetenz ein fortlaufender Prozess ist und regelmäßig aufgefrischt werden sollte. Nach der Kommission können unterschiedlich tiefe Angebote für verschiedene Gruppen angemessen sein: Wer nur einen Übersetzungsdienst nutzt, braucht anderes Wissen als die Person, die die Werkzeuge für die Kanzlei auswählt.

Dokumentation: knapp, aber vorhanden

Die Bundesnetzagentur empfiehlt, getroffene Maßnahmen zum Aufbau von KI-Kompetenz zu dokumentieren. In der Praxis reicht ein kurzes Verzeichnis:

• Welche KI-Werkzeuge nutzt die Kanzlei, wofür und wer nutzt sie?
• Welche Regeln gelten (z. B. keine Mandatsdaten in nicht freigegebene Werkzeuge, Ergebnisse immer prüfen)?
• Welche Maßnahme hat wer wann erhalten (Einweisung, Schulung, Merkblatt)?
• Wann wird das Verzeichnis überprüft, etwa bei einem neuen Werkzeug oder neuen Beschäftigten?

Aufsicht und Hochrisiko-Systeme

Nach den Fragen und Antworten der Kommission liegt die Aufsicht über Art. 4 bei den nationalen Marktüberwachungsbehörden; die Aufsichts- und Durchsetzungsregeln gelten ab dem 2. August 2026. In Deutschland ist am 29. Juli 2026 das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG) in Kraft getreten. Die Bundesnetzagentur ist danach unter anderem zentrale Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-VO; über ihren KI-Service-Desk bietet sie Informationen und ein Kontaktformular an.

Strengere Pflichten treffen Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen: Sie müssen die menschliche Aufsicht Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen (Art. 26 Abs. 2 KI-VO). Für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten diese Vorschriften nach der Änderung von Art. 113 erst ab dem 2. Dezember 2027. Die üblichen Schreib-, Übersetzungs- und Rechercheassistenten einer Kanzlei dürften in der Regel nicht darunter fallen; prüfen Sie das im Einzelfall.

In eigener Sache

Der KI-Textassistent in JuristData läuft auf unseren Servern in Deutschland (lokales Sprachmodell); externe KI ist für Kanzleien gesperrt.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 3, 4, 26, 113 (Amt für Veröffentlichungen der EU, EUR-Lex), abgerufen am 22.10.2026
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L 2026/1744 vom 24.7.2026 (Amt für Veröffentlichungen der EU, EUR-Lex), abgerufen am 22.10.2026
• AI Literacy – Questions & Answers (Europäische Kommission), abgerufen am 22.10.2026
• KI-Kompetenz (Bundesnetzagentur, KI-Service-Desk), abgerufen am 22.10.2026
• Bundesnetzagentur übernimmt zentrale Rolle bei der Umsetzung der KI-Verordnung, Pressemitteilung vom 29.07.2026 (Bundesnetzagentur), abgerufen am 22.10.2026
• § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de), abgerufen am 22.10.2026

Stand: 22.10.2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.