Wiedervorlagen und Aufgaben in der Kanzlei

Fristen, Aufgaben, Prozessschritte und Freigaben stehen unter „Meine Aufgaben“ auf einer Seite, nach Dringlichkeit geordnet.

Aus dem Kanzleialltag

Wiedervorlagen stehen im Kalender, Aufgaben in E-Mails, Freigaben im Kopf des Partners. Wer krank ist oder im Termin, hinterlässt Lücken, die erst auffallen, wenn es eilt.

JuristData führt diese Fäden zusammen und zeigt jeder Person, was heute ansteht.

So funktioniert es

  1. „Meine Aufgaben“ öffnen

    Die Seite zeigt alles, was auf Sie wartet, gruppiert nach „Überfällig“, „Heute“, „Diese Woche“, „Später“ und „Ohne Termin“. Mit den Filtern „Fristen“, „Aufgaben“, „Prozess-Schritte“, „Freigaben“ und „Posteingang“ blenden Sie einzelne Bereiche ein.

  2. Aufgabe anlegen

    Über „Neue Aufgabe“ vergeben Sie Name, Fälligkeit, Priorität und Zuständigkeit und verknüpfen die Aufgabe mit Mandant und Akte. Aus einer E-Mail entsteht sie mit „Aufgabe erstellen“.

  3. Vier Augen verlangen

    Ist bei einer Aufgabe „Vier-Augen“ gesetzt, zeichnet eine zweite Person sie mit „4-Augen bestätigen“ ab. Die eigene Aufgabe kann niemand selbst bestätigen.

  4. Wiedervorlage setzen

    Unter „Neue Wiedervorlage“ legen Sie Termin, Zuständigkeit und Erinnerung fest. Für regelmäßige Kontrollen wählen Sie eine „Serienwiedervorlage“, zum Beispiel monatlich.

  5. Delegieren oder eskalieren

    Eine Wiedervorlage geben Sie mit „Delegieren“ an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter. Ist eine Eskalation hinterlegt, reichen Sie sie mit „Eskalieren“ weiter.

  6. Überblick behalten

    Aufgaben sehen Sie als „Liste“, „Kanban“, „Kalender“ oder „Gantt“. Die „Aufgaben-Berichte“ zeigen, was im Team offen und erledigt ist.

  1. AnlassE-Mail, Frist oder Prozess
  2. Aufgabemit Zuständigkeit
  3. Meine Aufgabennach Dringlichkeit
  4. Bestätigungvier Augen, wenn verlangt
  5. Erledigtnachvollziehbar
Ablaufschema: von der Aufgabe bis zur Erledigung

Was dahintersteckt

  • „Meine Aufgaben“ bündelt Fristen, Aufgaben, Prozessschritte, Freigaben und Posteingang
  • Ansichten Liste, Kanban, Kalender (Monat, Woche, Tag) und Gantt, dazu Berichte
  • Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Checklisten, Kommentare und Beobachter
  • Vier-Augen-Bestätigung; eine verknüpfte Frist wird dabei mitbestätigt
  • Aufgaben aus E-Mails, Fristen und Prozessen
  • Serienwiedervorlagen von täglich bis jährlich, auf Wunsch mit Enddatum
  • Delegation und Eskalation von Wiedervorlagen
  • Aufgabenvorlagen und Wenn-dann-Regeln für wiederkehrende Abläufe

Grenzen und Hinweise

  • Die Eskalation einer Wiedervorlage stoßen Sie selbst an. Eine automatische Eskalation nach einer Anzahl von Tagen gibt es derzeit nicht.
  • Einzelne Aufgaben lassen sich noch nicht als wiederkehrend einstellen. Für regelmäßige Termine gibt es Serienwiedervorlagen und Aufgabenvorlagen.

Häufige Fragen

Was zeigt „Meine Aufgaben“?
Alles, was auf Sie wartet: Fristen, Aufgaben, Prozessschritte, Freigaben und Eingänge aus dem Posteingang, gruppiert nach Dringlichkeit.
Wie funktioniert die Vier-Augen-Bestätigung?
Ist bei einer Aufgabe „Vier-Augen“ gesetzt, muss eine zweite Person sie bestätigen. Die eigene Aufgabe kann niemand selbst bestätigen. Ist eine Frist mit der Aufgabe verknüpft, wird sie mitbestätigt.
Gibt es Serienwiedervorlagen?
Ja: täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich, auf Wunsch mit Enddatum.
Werden Wiedervorlagen automatisch eskaliert?
Derzeit nicht. Sie hinterlegen, an wen eskaliert wird, und lösen die Eskalation mit einem Klick aus.
Kann ich Aufgaben in einer Kalenderansicht sehen?
Ja, im „Kalender“ nach Monat, Woche oder Tag. Dazu gibt es Liste, Kanban und Gantt.

Weiterführend

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