Digitaler Posteingang für die Kanzlei

E-Mails, hochgeladene Schreiben und Uploads Ihrer Mandanten landen an einer Stelle, mit Vorschlägen für Mandant, Akte und Frist, die Sie bestätigen.

Aus dem Kanzleialltag

Post kommt auf vielen Wegen: per E-Mail an persönliche und zentrale Adressen, als Scan, als Anhang eines Mandanten. Wer sie zuordnet, wer die Frist einträgt und wo das Schreiben abgelegt wird, hängt oft daran, wer gerade am Platz ist.

Der Posteingang in JuristData sammelt E-Mails, hochgeladene Schreiben und die Uploads Ihrer Mandanten, schlägt die Zuordnung vor und hält fest, wer was bestätigt hat. Papierpost scannen Sie wie bisher und laden sie als PDF hoch.

So funktioniert es

  1. Eingang

    E-Mails aus Ihren Postfächern kommen von selbst herein. Schreiben laden Sie über „Dokument hochladen“ per Ziehen und Ablegen hoch. Dokumente, die Mandanten im Portal hochladen, erscheinen ebenfalls hier.

  2. Zuordnung vorgeschlagen

    JuristData schlägt Mandant und Akte vor. Offene Vorschläge stehen unter „Zuordnungs-Vorschläge“. Mit „Übernehmen“ bestätigen Sie einen Vorschlag, mit „Sichere übernehmen“ alle mit hoher Sicherheit auf einmal.

  3. Selbst zuweisen

    Stimmt ein Vorschlag nicht, ordnen Sie im Dialog „Zuweisen“ selbst zu: Mandant, Dienstleister oder Akte.

  4. Frist prüfen

    Erkennt JuristData eine Fristangabe, steht am Eingang „Frist ungeprüft“. Mit „Prüfen“ entscheiden Sie: „Frist bestätigen“ übernimmt sie in die Fristenverwaltung, „Frist ablehnen“ verlangt eine Begründung, die dokumentiert wird.

  5. Aufgabe oder Wiedervorlage

    Aus dem Eingang heraus legen Sie mit „Aufgabe erstellen“ eine Aufgabe an oder setzen über „Wiedervorlage“ einen Termin zur Nachkontrolle, zum Beispiel, wenn keine Antwort kommt.

  6. Ablegen

    „Im DMS ablegen“ speichert die E-Mail mit ihren Anhängen bei der Akte. Wer alles in einem Durchgang erledigen will, nutzt „Verarbeiten“: Klassifizierung, Fristen, Aufgaben, Ablage und Zusammenfassung, Schritt für Schritt.

  1. EingangE-Mail, Upload, Portal
  2. VorschlagMandant und Akte
  3. PrüfungFrist bestätigen oder ablehnen
  4. Aufgabeoder Wiedervorlage
  5. Ablagebei der Akte
Ablaufschema: der Weg eines Eingangs durch den Posteingang

Was dahintersteckt

  • E-Mail-Eingang aus zentralen und persönlichen Postfächern
  • Upload von PDF, Word, Bildern, Text und E-Mail-Dateien (EML, MSG)
  • Uploads aus dem Mandantenportal landen im Posteingang (bis 25 MB je Datei)
  • Vorschläge für Mandant und Akte; die KI läuft auf unseren Servern in Deutschland
  • Massenaktionen und gespeicherte Filter für viele Eingänge auf einmal
  • Anhänge mit Vorschau, Texterkennung und Prüfung auf Schadsoftware
  • Antworten mit Signatur, Briefkopf, Textbausteinen und Anhängen aus der Akte
  • Tastaturkürzel; die Übersicht öffnet sich mit „?“

Grenzen und Hinweise

  • Erkannte Fristen sind Vorschläge, bei sehr sicherer Erkennung als Entwurf. Wirksam werden sie erst nach Ihrer Bestätigung.
  • Bei Papierpost rechnet der Vorschlag ab dem Eingang im System. Das Zustelldatum prüfen Sie selbst und passen die Frist an.
  • Bei sehr hoher Sicherheit ordnet JuristData Mandant und Akte selbst zu. Die Schwellen stellen Sie für Ihre Kanzlei ein.
  • Gerichtliche Aktenzeichen erkennt JuristData derzeit nur in einigen Schreibweisen. Prüfen Sie die vorgeschlagene Akte.
  • Das beA ist noch nicht angebunden. Abruf und Versand über das beA erfolgen weiter außerhalb von JuristData.

Häufige Fragen

Wird eine erkannte Frist automatisch eingetragen?
Nicht wirksam. JuristData schlägt die Frist vor und markiert den Eingang mit „Frist ungeprüft“; bei sehr sicherer Erkennung legt es zusätzlich einen Entwurf an. Wirksam wird die Frist erst, wenn jemand in der Kanzlei sie bestätigt; eine Ablehnung wird mit Begründung dokumentiert. Anders bei Regeln und Prozessschritten, die Sie selbst einrichten: Dort legt JuristData die Frist so an, wie Sie es festgelegt haben.
Welche Dateien kann ich in den Posteingang laden?
PDF, Word (DOC, DOCX), Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP, TIFF), Textdateien und E-Mail-Dateien (EML, MSG).
Wo läuft die KI, die Zuordnungen vorschlägt?
Auf unseren Servern in Deutschland, mit einem lokal betriebenen Sprachmodell. Inhalte gehen dafür nicht an externe KI-Anbieter.
Kann ich ein Microsoft-365-Postfach anbinden?
Ja. Dafür ist eine App-Registrierung in Ihrem Microsoft-Konto nötig, die wir bei der Einrichtung übernehmen.
Ist das beA angebunden?
Noch nicht. Die Anbindung über die Kanzleisoftwareschnittstelle der BRAK ist in Vorbereitung.

Weiterführend

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