Dokumenten­management für die Kanzlei

Schriftsätze, Anlagen und Korrespondenz liegen bei der Akte, mit allen Fassungen, durchsuchbar und im Browser bearbeitbar.

Aus dem Kanzleialltag

Schriftsätze entstehen in mehreren Fassungen, Anlagen kommen als Scan, Korrespondenz als E-Mail-Anhang. Am Ende liegt dieselbe Datei an drei Orten, und keiner weiß, welche Fassung beim Gericht ist.

In JuristData gehört jedes Dokument zu einer Akte. Neue Fassungen ersetzen die alte nicht, sondern legen sich darüber.

So funktioniert es

  1. Ablegen

    Dokumente kommen aus dem Posteingang, aus dem Dokument-Builder oder per Upload in die Ablage. Mit „Neuer Ordner“ und „In Ordner verschieben“ ordnen Sie sie innerhalb der Akte.

  2. Bearbeiten

    „Online bearbeiten“ öffnet ein Word-Dokument im Browser, ohne Installation. Jede gespeicherte Änderung wird zu einer neuen Version.

  3. Fassungen vergleichen

    Unter „Versionen vergleichen“ sehen Sie Wort für Wort, was sich geändert hat: grün neu, rot entfernt. Mit „Diese Version wiederherstellen“ holen Sie eine frühere Fassung zurück; der bisherige Stand bleibt als Version erhalten.

  4. Scans durchsuchbar machen

    Für gescannte PDFs wählen Sie „Texterkennung“. Danach finden Sie das Dokument auch über Wörter aus seinem Inhalt.

  5. PDF bearbeiten

    Im PDF-Editor drehen, löschen, extrahieren, teilen und führen Sie Seiten zusammen, setzen Seitennummern, Bates-Nummern oder ein Wasserzeichen und schwärzen Stellen.

  6. Archivieren und weitergeben

    „PDF/A konvertieren“ erzeugt das Archivformat, „Konformität prüfen“ prüft es. Mehrere Dokumente geben Sie gebündelt als ZIP weiter, auf Wunsch mit Passwort.

  1. EingangPosteingang, Builder, Upload
  2. AkteOrdner und Schlagwörter
  3. Bearbeitungim Browser, neue Version
  4. VergleichWort für Wort
  5. ArchivPDF/A, geprüft
Ablaufschema: ein Dokument von der Ablage bis zum Archiv

Was dahintersteckt

  • Versionierung mit SHA-256-Prüfsumme je Version und Wiederherstellung
  • Textvergleich zweier Fassungen, Wort für Wort
  • Texterkennung für Scans (Deutsch und Englisch, weitere Sprachen wählbar) und Volltextsuche
  • Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser
  • PDF-Editor: Seiten drehen, löschen, extrahieren, teilen, zusammenführen; Seitennummern, Bates-Nummern, Wasserzeichen, Schwärzen, Passwortschutz
  • Umwandlung in PDF/A und Konformitätsprüfung
  • ZIP-Export von bis zu 200 Dokumenten, auf Wunsch verschlüsselt
  • Einfache elektronische Signatur mit Nachweis

Grenzen und Hinweise

  • Versionen tragen eine Prüfsumme, sind aber nicht untereinander verkettet. Eine Hash-Kette führt JuristData im Änderungsprotokoll.
  • Elektronisch signiert wird derzeit mit der einfachen elektronischen Signatur. Die Anbindung eines Vertrauensdiensteanbieters für die qualifizierte Signatur ist vorbereitet, aber nicht angeschlossen.
  • Ein ZIP-Paket fasst bis zu 200 Dokumente.

Häufige Fragen

Brauche ich Word auf dem Rechner?
Nein. „Online bearbeiten“ öffnet Office-Dokumente im Browser, ohne Installation.
Geht beim Überschreiben eine Fassung verloren?
Nein. Jede Änderung legt eine neue Version an. Auch wenn Sie eine frühere Version wiederherstellen, bleibt der bisherige Stand als Version erhalten.
Werden gescannte Dokumente durchsuchbar?
Ja, über „Texterkennung“. Danach findet die Suche das Dokument auch über Wörter aus dem Inhalt.
Kann ich PDF/A erzeugen und prüfen?
Ja. „PDF/A konvertieren“ wandelt um, „Konformität prüfen“ prüft das Ergebnis.
Gibt es eine qualifizierte elektronische Signatur?
Noch nicht. Heute signieren Sie mit der einfachen elektronischen Signatur mit Nachweis; die Anbindung eines Vertrauensdiensteanbieters ist vorbereitet.

Weiterführend

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