Textbausteine und Dokumentvorlagen für die Kanzlei
Aus Ihren eigenen Vorlagen und Textbausteinen entstehen Schreiben, die Mandant, Akte und Gegner schon kennen.
Aus dem Kanzleialltag
Das Mandantenanschreiben gibt es in sieben Fassungen, je nachdem, wer es zuletzt angepasst hat. Namen und Aktenzeichen werden von Hand übertragen, und genau dort passieren die Fehler.
Im Dokument-Builder bauen Sie eine Vorlage einmal aus Bausteinen. Die Daten aus der Akte setzt JuristData beim Erzeugen ein.
So funktioniert es
- Vorlage anlegen
Im „Dokument-Builder“ wählen Sie den Modus „Baukasten“ und setzen die Vorlage aus Blöcken und Textbausteinen zusammen. Eine vorhandene Word-Vorlage können Sie importieren; ein Briefkopf darin wird erkannt.
- Platzhalter einsetzen
Unter „Variablen / Platzhalter“ klicken Sie eine Variable an oder ziehen sie in den Text, etwa {{client.name}} für den Mandanten oder {{case.reference}} für das Aktenzeichen. Beim Erzeugen füllen sie sich aus der Akte.
- Bedingungen festlegen
Ein Block erscheint nur, wenn eine Bedingung zutrifft; mehrere Regeln verknüpfen Sie mit Und oder Oder. Im Text selbst steuert {{#if}} … {{/if}}, welcher Satz erscheint.
- Freigeben
Eine fertige Vorlage reichen Sie mit „Zur Prüfung einreichen“ ein. Eine zweite Person wählt „Freigeben“ oder „Ablehnen“; danach steht die Vorlage allen zur Verfügung.
- Erzeugen
Mit „PDF generieren“ oder „DOCX generieren“ entsteht das Schreiben, auf Wunsch als PDF/A. Für viele Empfänger auf einmal öffnen Sie den „Serienbrief-Assistent“.
Beispiel: Mandantenanschreiben nach Gegenstandswert
Ein Beispiel, wie Prozess und Dokument zusammenspielen. Den Gegenstandswert führen Sie als eigenes Aktenfeld; eine eigene Variable dafür gibt es nicht.
Im Ablauf liest der Baustein „Aktenfeld lesen“ den Wert als Prozessvariable, zum Beispiel unter dem Namen gegenstandswert. Der Baustein „Dokument“ erzeugt danach das Anschreiben aus Ihrer Vorlage. Dort steht der Wert als {{process.gegenstandswert}} zur Verfügung.
In der Vorlage entscheidet eine Bedingung über den passenden Absatz: {{#if process.gegenstandswert > 5000}} der Hinweis auf das Kostenrisiko {{else}} der kurze Satz {{/if}}. Anrede und Anschrift kommen aus {{client.salutation_formal}} und {{client.street}}, das Aktenzeichen aus {{case.reference}}.
Serienbriefe
Der „Serienbrief-Assistent“ erzeugt aus einer Vorlage ein Schreiben je Empfänger. Als „Ausgabeformat“ wählen Sie PDF, DOCX (Word) oder den E-Mail-Versand, als „Ausgabemodus“ einzelne Dokumente oder ein zusammengefasstes. Am Ende laden Sie alle Dokumente als ZIP herunter.
Was dahintersteckt
- Rund 140 Variablen zu Mandant, Akte, Kanzlei, Benutzer und Datum
- Bedingungen für Blöcke mit Und-, Oder- und Nicht-Verknüpfung, dazu {{#if}} im Text
- Schleifen für Listen und dynamische Tabellen
- Serienbriefe als PDF, DOCX oder E-Mail
- Briefkopf, Kopf- und Fußzeile aus Ihrem Kanzlei-Branding
- Freigabe von Vorlagen durch eine zweite Person
- Textbausteine und Klauseln mit Versionen
- Werte aus Prozessen fließen als {{process.…}} in die Vorlage
- KI-Textassistent; er läuft auf unseren Servern in Deutschland (lokales Sprachmodell), externe KI ist für Kanzleien gesperrt
Grenzen und Hinweise
- Eine fertige Variable für den Gegenstandswert, das Gericht oder die Sachbearbeitung der Akte gibt es nicht. Solche Werte führen Sie als eigenes Aktenfeld oder als Kanzlei-Variable.
- Freigegeben werden ganze Vorlagen. Einzelne Textbausteine sind nach dem Anlegen sofort nutzbar.
Häufige Fragen
Kann ich meine bisherigen Word-Vorlagen weiter nutzen?
Woher kommen die Daten in den Platzhaltern?
Kann ein Absatz nur unter einer Bedingung erscheinen?
Wie erstelle ich Serienbriefe?
Wo läuft der KI-Textassistent?
Weiterführend
JuristData im Pilot 2027
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