Kanzleiabläufe standardisieren: wo Automatik hilft und wo der Mensch entscheidet

Ein Ablauf, der nicht beschrieben ist, lässt sich nicht sinnvoll automatisieren. Der erste Schritt ist deshalb immer, den bestehenden Weg aufzuschreiben: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Unterlagen, und woran erkennt man, dass ein Schritt erledigt ist? Oft zeigt sich schon dabei, dass zwei Personen denselben Vorgang unterschiedlich handhaben oder dass ein Schritt nur im Kopf einer Mitarbeiterin existiert.

Erst wenn der Ablauf auf dem Papier stimmt, lohnt es sich, einzelne Schritte einer Software zu überlassen. Dabei gilt eine einfache Regel: Automatisieren Sie das Weiterreichen, nicht das Entscheiden. Eine Software kann zuverlässig erinnern, verteilen, Daten übernehmen und Dokumente vorbereiten. Ob ein Mandat angenommen, eine Frist richtig berechnet oder ein Schreiben versandt wird, bleibt eine Entscheidung der zuständigen Person.

Gut geeignet sind Abläufe, die häufig vorkommen, deren Schritte feststehen und bei denen ein Fehler eher Zeit kostet als Rechte verletzt:

• Mandatsannahme: Anlage der Akte, Aufgabe „Konfliktprüfung“, Anforderung von Vollmacht und Unterlagen, Erinnerung, wenn nach einer Woche nichts zurückgekommen ist.
• Posteingang verteilen: Eingehende Post wird der zuständigen Person vorgelegt; wer sie bearbeitet, entscheidet über Zuordnung, Frist und nächste Schritte.
• Wiedervorlagen: wiederkehrende Kontrollen, etwa Sachstandsanfragen bei Gericht oder Versicherung nach festen Abständen.
• Standardschreiben vorbereiten: Eingangsbestätigung, Kostenhinweis oder Übersendung einer Abschrift aus einer Vorlage mit den Daten der Akte, zur Prüfung vor dem Versand.
• Interne Benachrichtigungen: Hinweis an die Vertretung bei Abwesenheit, Aufgabe an die Buchhaltung nach Abschluss eines Verfahrensabschnitts.
• Aktenabschluss: Checkliste für Schlussrechnung, Rückgabe von Unterlagen und Vormerkung der Aufbewahrungsfrist. Handakten sind nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.

Bestimmte Schritte gehören in die Hand einer verantwortlichen Person, auch wenn eine Software sie technisch übernehmen könnte:

• Rechtliche Bewertung: Erfolgsaussichten, Strategie und Inhalt eines Schriftsatzes sind anwaltliche Arbeit.
• Interessenkonflikte: Eine Software kann Namen abgleichen und Treffer anzeigen. Ob ein Tätigkeitsverbot wegen widerstreitender Interessen besteht (§ 43a Abs. 4 BRAO), entscheidet die Anwältin oder der Anwalt.
• Fristen: Ein vorgeschlagenes Fristende ist ein Vorschlag. Wirksam notiert sein sollte es erst, wenn jemand Zustellung, Fristart und Berechnung geprüft hat.
• Alles, was die Kanzlei verlässt: E-Mails, Schreiben und Dokumente an Mandanten, Gegner und Gerichte. Hier wirkt die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO unmittelbar: Ein falscher Empfänger in einem automatischen Versand ist kein Organisationsfehler mehr, sondern eine Offenbarung.

Was Art. 22 DSGVO verlangt

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt betroffenen Personen das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO). Ausnahmen gelten, wenn die Entscheidung für einen Vertrag erforderlich ist, durch eine Rechtsvorschrift mit Schutzmaßnahmen zugelassen ist oder mit ausdrücklicher Einwilligung erfolgt (Abs. 2). In den Fällen von Vertrag und Einwilligung muss der Verantwortliche mindestens das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung sichern (Abs. 3).

Für die Kanzlei heißt das praktisch: Eine Mandatsanfrage, die eine Software anhand eines Punkteschemas selbständig ablehnt, ist ein Kandidat für Art. 22 DSGVO. Eine Software, die die Anfrage mit einem Hinweis vorlegt und eine Person entscheiden lässt, ist es in der Regel nicht. Ob die menschliche Prüfung echt ist, hängt davon ab, dass die Person tatsächlich prüft und abweichen kann, nicht nur bestätigt.

Viele Abläufe enthalten inzwischen Schritte mit künstlicher Intelligenz: Zusammenfassungen eingehender Schreiben, Vorschläge für die Zuordnung zur Akte oder Textentwürfe. Für Kanzleien, die solche Systeme einsetzen, gilt Art. 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Die Vorschrift wurde durch die Verordnung (EU) 2026/1744 neu gefasst, die am 24.07.2026 im Amtsblatt veröffentlicht wurde. Nach der geltenden Fassung (Stand: 22.10.2026) ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung dieser Systeme befasst sind. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie ausdrücklich nicht garantieren.

Für die Praxis bleibt die Aufgabe dieselbe: Wer in der Kanzlei mit KI-Vorschlägen arbeitet, sollte wissen, wofür das System gedacht ist, wo es typischerweise irrt und dass jeder Vorschlag geprüft wird. Halten Sie fest, welche Werkzeuge eingesetzt werden, wer sie nutzen darf und wie die Einweisung erfolgt ist. Prüfen Sie außerdem, wo die Daten verarbeitet werden; für Mandatsdaten gilt auch hier die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO.

Kontrolle funktioniert am besten, wenn sie Teil des Ablaufs ist und nicht nachträglich geprüft werden muss. Bewährt haben sich diese Bausteine:

• Freigabeschritt vor jedem Versand nach außen, mit benannter Person und Vertretung.
• Vier-Augen-Prinzip bei Fristen und bei Schreiben mit Rechtswirkung, etwa Kündigungen oder Rechtsmittelrücknahmen.
• Testlauf mit Beispieldaten, bevor ein Ablauf für echte Akten gilt. Verwenden Sie dafür keine Daten echter Mandanten.
• Protokoll: Wer hat wann welchen Schritt erledigt, freigegeben oder abgelehnt?
• Versionen: Änderungen am Ablauf werden mit Datum und Verantwortlichem festgehalten; laufende Akten wissen, nach welcher Fassung sie bearbeitet werden.
• Zeitgrenzen und Eskalation: Bleibt eine Freigabe liegen, geht sie nach einer festgelegten Zeit an die Vertretung oder an die Partnerin.
• Ausweg: Jeder Ablauf braucht einen dokumentierten Weg, ihn anzuhalten oder im Einzelfall abzuweichen.

1. Einen Ablauf wählen, der häufig vorkommt und überschaubar ist, zum Beispiel die Mandatsannahme.
2. Den Ist-Zustand aufschreiben: Schritte, Beteiligte, Unterlagen, Wartezeiten.
3. Entscheidungspunkte markieren: An welchen Stellen muss eine Person prüfen oder freigeben? Diese Stellen werden nicht automatisiert.
4. Testen mit erfundenen Beispielakten und allen Beteiligten, dann für einige Wochen im Echtbetrieb begleiten.
5. Überprüfen: Nach drei Monaten fragen, wo der Ablauf hakt, und ihn anpassen. Ein Ablauf ist erst fertig, wenn ihn auch die Vertretung ohne Rückfrage bedienen kann.

Im Prozess-Builder von JuristData setzen Sie Abläufe aus über 40 Bausteinen zusammen, darunter Aufgaben, Wartezeiten, Verzweigungen, Dokument- und E-Mail-Schritte. Der Baustein „Genehmigung“ holt eine Freigabe ein, auf Wunsch nach dem Vier-Augen-Prinzip, mit Zeitgrenze und Eskalation. Vor dem Einsatz können Sie einen Ablauf simulieren; Versionen und ein Protokoll halten fest, was geändert und erledigt wurde. Im interaktiven Modus fragen E-Mail- und Dokumentschritte vor dem Versand nach. Eine Grenze nennen wir offen: Läuft ein Ablauf im Hintergrund, versendet der E-Mail-Schritt derzeit ohne eigene Rückfrage. Setzen Sie vor E-Mails an Empfänger außerhalb der Kanzlei deshalb einen Genehmigungsschritt.