Kanzleisoftware wechseln: Ihre Daten gehören Ihnen

Eine Kanzlei kann ihre Daten nicht einfach zurücklassen. Nach § 50 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt durch Handakten „ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können“ und sie sechs Jahre aufbewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Nach § 50 Abs. 4 BRAO gilt das entsprechend, wenn die Handakten elektronisch geführt werden.

Für den Wechsel heißt das: Die Akten müssen auch nach dem Umstieg lesbar und vollständig bleiben, egal ob sie in das neue System übernommen oder als Archiv gesichert werden. Ein Anbieter, der beim Ausstieg nur Tabellen ohne Dokumente oder nur Bildschirmausdrucke liefert, macht diese Pflicht teuer.

Hinzu kommt die Verschwiegenheit: Nach § 43e Abs. 3 BRAO bedarf der Vertrag mit einem Dienstleister, der Zugang zu Mandatsgeheimnissen erhält, der Textform. Wer diesen Vertrag ohnehin sorgfältig liest, sollte die Regeln für das Vertragsende gleich mitprüfen.

Betreibt ein Anbieter die Kanzleisoftware für Sie, verarbeitet er personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung muss nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO vorsehen, dass der Anbieter „nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder löscht oder zurückgibt“, soweit keine gesetzliche Speicherpflicht besteht. Sie als Kanzlei entscheiden also, ob zurückgegeben oder gelöscht wird.

Häufig genannt wird auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Es steht der betroffenen Person zu, also etwa einem Mandanten, und betrifft Daten, die sie selbst bereitgestellt hat, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt. Für die Kanzlei gegenüber ihrem Softwareanbieter ist es kein unmittelbarer Anspruch. Es liefert aber den Maßstab, den Sie auch vertraglich verlangen sollten: Daten „in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format“.

Was die DSGVO nicht regelt: Dokumente ohne Personenbezug, Ihre Vorlagen, Einstellungen und Metadaten, die Frist für den Abruf und die Kosten. Hier setzt der Data Act an.

Kapitel VI des Data Act (Art. 23 bis 31) gilt für Datenverarbeitungsdienste. Gemeint sind nach Art. 2 Nr. 8 digitale Dienstleistungen mit Netzzugang auf Abruf zu gemeinsam genutzten, skalierbaren Rechenressourcen. Erwägungsgrund 81 nennt ausdrücklich auch „Software-as-a-Service“, also Software, die Sie über den Browser nutzen. Kunde kann nach Art. 2 Nr. 30 jede natürliche oder juristische Person sein; ein Verbraucherstatus ist nicht nötig.

Nach Art. 23 dürfen Anbieter keine vorkommerziellen, gewerblichen, technischen, vertraglichen und organisatorischen Hindernisse aufzwingen, die Kunden daran hindern, nach der maximalen Kündigungsfrist zu kündigen, einen neuen Vertrag mit einem anderen Anbieter zu schließen oder ihre exportierbaren Daten zu übertragen, „auch nach Inanspruchnahme eines unentgeltlichen Angebots“.

Exportierbare Daten sind nach Art. 2 Nr. 38 die Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die durch Ihre Nutzung des Dienstes entstehen. Ausgenommen sind Vermögenswerte oder Daten des Anbieters oder Dritter, die durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind oder ein Geschäftsgeheimnis darstellen.

Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen (Art. 31): Für Dienste, deren zentrale Funktionen überwiegend für einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind und die nicht im größeren Maßstab angeboten werden, gelten unter anderem Art. 29 (Wechselentgelte) nicht. Und für reine Test- und Bewertungsversionen auf begrenzte Zeit gilt das ganze Kapitel nicht. Über nicht geltende Pflichten muss der Anbieter Sie vor Vertragsschluss unterrichten (Art. 31 Abs. 3).

Nach Art. 25 Abs. 1 werden Ihre Wechselrechte „eindeutig in einem schriftlichen Vertrag festgelegt“, und der Anbieter stellt ihn vor der Unterzeichnung so bereit, dass Sie ihn speichern und wiedergeben können. Nach Art. 25 Abs. 2 muss der Vertrag mindestens enthalten:

• Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten (Buchst. d).
• Übergangszeitraum: Wechsel oder Übertragung aller exportierbaren Daten unverzüglich, spätestens nach einer Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen nach Ablauf der Kündigungsfrist; in dieser Zeit leistet der Anbieter angemessene Unterstützung, wahrt die Kontinuität des Betriebs und sorgt für hohe Sicherheit (Buchst. a).
• Vollständige Liste aller Daten- und Vermögenskategorien, die übertragen werden können, mindestens aller exportierbaren Daten (Buchst. e), und eine abschließende Liste der ausgenommenen Kategorien (Buchst. f).
• Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen nach dem Übergangszeitraum (Buchst. g).
• Löschung aller exportierbaren Daten nach Ablauf des Abrufzeitraums, sofern der Wechsel erfolgreich war (Buchst. h).
• Wechselentgelte nach Art. 29 (Buchst. i) und die Unterstützung Ihrer Ausstiegsstrategie mit allen einschlägigen Informationen (Buchst. b).

Ist die Übergangsfrist technisch nicht einzuhalten, muss der Anbieter das binnen 14 Arbeitstagen nach dem Wechselantrag begründet mitteilen und einen Ersatzzeitraum von höchstens sieben Monaten nennen (Art. 25 Abs. 4). Den Übergangszeitraum dürfen Sie einmal verlängern (Art. 25 Abs. 5).

Art. 29 Abs. 1 ist eindeutig: „Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten für den Vollzug des Anbieterwechsels keine Wechselentgelte mehr erheben.“ Bis dahin dürfen sie nur ermäßigte Entgelte verlangen, die ihre unmittelbaren Kosten des Wechsels nicht übersteigen (Abs. 2 und 3). Wechselentgelte schließen nach Art. 2 Nr. 36 ausdrücklich Datenextraktionsentgelte ein. Nicht erfasst sind dagegen die normalen Dienstentgelte und Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung; über beides muss der Anbieter Sie vor Vertragsschluss klar unterrichten (Art. 29 Abs. 4).

Weitere Pflichten des Anbieters:

• Art. 26: Informationen über die verfügbaren Wechselverfahren, Übertragungsmethoden und Formate sowie bekannte Einschränkungen.
• Art. 28: auf der Website die Gerichtsbarkeit der genutzten Infrastruktur und eine Beschreibung der Schutzmaßnahmen gegen unrechtmäßigen staatlichen Zugriff aus Drittstaaten auf nicht-personenbezogene Daten.
• Art. 30 Abs. 5: Solange es keine veröffentlichten gemeinsamen Spezifikationen oder Normen für die Dienstart gibt, exportiert der Anbieter auf Verlangen alle exportierbaren Daten „in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format“.

Für Kanzleien bedeutet das praktisch: Fragen Sie nicht nur „Kann ich exportieren?“, sondern „Welche Kategorien, in welchem Format, mit welchen Dokumenten und Metadaten, in welcher Frist, zu welchem Preis?“.

Diese Fragen sollten schriftlich beantwortet sein, bevor Sie unterschreiben:

• Liegt der Vertrag mit den Wechselklauseln vor der Unterzeichnung in speicherbarer Form vor?
• Gibt es eine vollständige Liste der exportierbaren Datenkategorien: Mandanten, Beteiligte, Akten, Fristen und Termine, Dokumente mit Ordnerstruktur, Notizen, Zeiten und Abrechnungsdaten, Protokolle?
• Welche Kategorien sind ausgenommen, und mit welcher Begründung?
• In welchen Formaten wird exportiert, und sind Dokumente ihren Akten zugeordnet?
• Können Sie den Export selbst auslösen, und auch noch nach Ihrer Kündigung?
• Wie lang sind Kündigungsfrist, Übergangszeitraum und Abrufzeitraum?
• Welche Entgelte fallen für den Wechsel an, und welche Mindestlaufzeit oder Sanktion bei vorzeitiger Kündigung gilt?
• Ist im Auftragsverarbeitungsvertrag die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung geregelt, und bestätigt der Anbieter die Löschung?
• Erfüllt der Dienstleistervertrag die Anforderungen des § 43e Abs. 3 BRAO?
• Gilt für ein kostenloses Testangebot dasselbe, oder werden Testdaten am Ende gelöscht?

Machen Sie, wenn möglich, schon in der Testphase einen Probeexport und öffnen Sie die Dateien. Ein Export, den Sie nie gesehen haben, ist eine Annahme, kein Befund.

Legen Sie vor der Kündigung fest, wohin die Daten gehen: in eine neue Software, in ein Archiv oder beides. Teilen Sie dem bisherigen Anbieter nach Art. 25 Abs. 3 Data Act mit, ob Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, auf eigene Infrastruktur übertragen oder löschen lassen wollen; beim Wechsel zu einem anderen Anbieter machen Sie die erforderlichen Angaben zu diesem. Alle Beteiligten, auch der neue Anbieter, müssen nach Art. 27 nach Treu und Glauben zusammenarbeiten.

Ziehen Sie den Export früh, prüfen Sie Stückzahlen und Stichproben, und sichern Sie ein unverändertes Exemplar für die Aufbewahrung nach § 50 BRAO. Erst wenn die Übernahme abgenommen ist, sollten Sie die Löschung beim alten Anbieter auslösen. Wie die Übernahme selbst gelingt, beschreibt der Ratgeber Kanzleisoftware-Umstieg und Datenmigration.

Der Data Act ist neu, Rechtsprechung dazu gibt es noch kaum. Ob ein bestimmtes Angebot unter Kapitel VI fällt oder eine Ausnahme nach Art. 31 greift, ist im Einzelfall zu prüfen. Stand: 22.10.2026.