Kanzleisoftware-Umstieg und Datenmigration: So gelingt der Wechsel

Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Datenarten liegen vor, in welchem Umfang, und wer pflegt sie? Typisch sind:

• Stammdaten: Mandanten, Gegner, Beteiligte, Gerichte, Adressen
• Akten mit Aktenzeichen, Status, Zuständigkeit und Historie
• Dokumente und Schriftverkehr samt Dateiformaten und Ablagestruktur
• Fristen, Termine und Wiedervorlagen
• Zeiten, Abrechnung und Buchhaltungsdaten

Klären Sie früh, was übernommen werden muss. Nicht jeder Altbestand gehört in das neue System. Abgeschlossene Akten lassen sich oft besser archivieren als übertragen. Beachten Sie dabei die Aufbewahrung: Nach § 50 Abs. 1 BRAO sind Handakten sechs Jahre aufzubewahren, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde; das gilt nach Abs. 4 auch für elektronisch geführte Handakten. Ein Archiv muss also für diese Zeit lesbar bleiben.

Zählen Sie schon jetzt: Wie viele Mandanten, offene Akten, offene Fristen, Dokumente? Diese Zahlen brauchen Sie später für die Abnahme.

Eine Übernahme ist nur so gut wie der Export, auf dem sie beruht. Drei Regelwerke helfen:

• Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO: Ihr bisheriger Anbieter muss als Auftragsverarbeiter nach Ende der Leistung alle personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl zurückgeben oder löschen.
• Art. 20 DSGVO: Das Recht auf Datenübertragbarkeit steht betroffenen Personen zu, etwa Ihren Mandanten, nicht der Kanzlei gegenüber ihrem Anbieter. Es setzt aber den Maßstab, den Sie für jeden Export verlangen sollten: Daten „in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format“.
• Data Act (VO (EU) 2023/2854): Für Cloud-Dienste regelt Kapitel VI Kündigungs-, Übergangs- und Abruffristen, eine Liste der exportierbaren Daten und den Wegfall von Wechselentgelten ab dem 12. Januar 2027. Einzelheiten erklärt der Ratgeber Kanzleisoftware wechseln: Ihre Daten gehören Ihnen.

Praktisch heißt das: Fordern Sie den Export früh an, nicht erst kurz vor Vertragsende. Prüfen Sie, ob Dokumente ihren Akten zugeordnet bleiben, ob Fristen mit Datum, Art und Zuständigkeit exportiert werden und ob Sonderzeichen korrekt ankommen. Und bewahren Sie ein unverändertes Exemplar des Exports auf.

Welcher Weg passt, hängt von Datenmenge, Datenart und Altsystem ab. Oft werden mehrere kombiniert.

1. Selbstimport aus Dateien

Sie exportieren aus dem Altsystem Dateien, meist CSV, XML oder JSON, ordnen die Spalten den Feldern des neuen Systems zu und lesen sie ein. Gut geeignet für klar strukturierte Daten wie Mandanten oder Fristen. Achten Sie auf eine Prüfung vor dem Import, ein Protokoll, was übernommen und was abgewiesen wurde, und die Möglichkeit, einen Import rückgängig zu machen.

2. Direkte Übernahme über eine Schnittstelle

Manche Anbieter lesen bestimmte Altsysteme direkt aus. Das spart Arbeit, wenn es für Ihr System und Ihre Version wirklich erprobt ist. Lassen Sie sich zeigen, welche Felder übernommen werden, und bestehen Sie trotzdem auf einem Testlauf.

3. Begleitete Übernahme

Der neue Anbieter oder ein Dienstleister übernimmt Zuordnung und Import für Sie. Sinnvoll bei großen Beständen, uneinheitlichen Daten oder Dokumenten. Weil dabei Mandatsdaten weitergegeben werden, braucht es nach § 43e Abs. 3 BRAO einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

4. Archiv statt Übernahme

Abgeschlossene Akten bleiben im Altsystem mit Lesezugriff oder werden als Export geordnet abgelegt. Das hält das neue System schlank, verlangt aber, dass das Archiv für die Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt.

Ein strukturiertes Vorgehen senkt das Risiko erheblich:

• Ziel: Was soll das neue System leisten, welche Abläufe sollen sich ändern?
• Zuständigkeit: eine verantwortliche Person für das Projekt, je Bereich eine fachliche Ansprechperson.
• Datenkonzept: Was wird übernommen, was archiviert, was verworfen?
• Feldzuordnung: Welches alte Feld wird welches neue? Wie werden Auswahlwerte übersetzt, etwa Aktenstatus oder Fristarten?
• Stichtag: Ab wann wird im Altsystem nichts mehr erfasst? Was dazwischen anfällt, wird nachgetragen.

Planen Sie Zeitpuffer ein. Der Aufwand hängt von Datenmenge, Altsystem und Datenqualität ab. Wichtiger als ein Versprechen zur Dauer ist ein Plan mit Meilensteinen und einer dokumentierten Abnahme.

Ein Import übernimmt Fehler ebenso zuverlässig wie richtige Daten. Prüfen Sie vor dem Export:

• Dubletten: derselbe Mandant mehrfach, mit abweichender Schreibweise oder Adresse? Vor der Übernahme zusammenführen.
• Pflichtfelder: Fehlen Namen, Aktenzeichen oder Fristdaten, wird der Datensatz abgewiesen oder unbrauchbar.
• Datumsformate: einheitlich, etwa TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT; keine Mischung in einer Spalte.
• Zeichensatz: Umlaute und ß nur dann sicher, wenn Export und Import denselben Zeichensatz verwenden, in der Regel UTF-8.
• Trennzeichen: Bei CSV-Dateien Semikolon oder Komma eindeutig festlegen; Zellen mit Zeilenumbrüchen prüfen.
• Auswahlwerte: Freitext wie „erl.“, „erledigt“, „abgeschl.“ auf einheitliche Werte bringen.
• Personen- und Firmennamen: Privatpersonen und Unternehmen sauber trennen, damit Anreden und Adressen stimmen.

Besondere Sorgfalt verdienen Fristen. Übernehmen Sie offene Fristen nur mit Datum, Art, Akte und Zuständigkeit, und gleichen Sie sie nach dem Import einzeln oder mit einer zweiten Person ab. Eine fehlende Frist fällt sonst erst auf, wenn sie abgelaufen ist.

Übernehmen Sie zuerst eine Teilmenge, etwa zwanzig Mandanten mit ihren Akten und Fristen. Prüfen Sie fachlich: Stimmen Namen, Adressen, Zuordnungen? Erscheinen Fristen am richtigen Tag? Dann der vollständige Import, danach der Abgleich der Zahlen aus der Bestandsaufnahme: so viele Mandanten, offene Akten und offene Fristen wie im Altsystem? Halten Sie Ergebnis und Abweichungen in einem kurzen Abnahmeprotokoll fest.

Schulen Sie das Team an den eigenen Abläufen, nicht an allgemeinen Funktionslisten. Hilfreich sind eine kurze Anleitung und eine Ansprechperson für Rückfragen.

Ein zeitweiser Parallelbetrieb ist oft sinnvoll: Das Altsystem bleibt für eine Übergangszeit lesend verfügbar. So können Sie nachsehen, was nicht übernommen wurde, und die Migration kontrollieren. Legen Sie fest, welches System ab wann führend ist, damit keine doppelte Pflege entsteht. Prüfen Sie vorher, wie lange Ihr bisheriger Anbieter den Lesezugriff nach der Kündigung gewährt.

• Unvollständige Übernahme: Testlauf, Zählabgleich, Stichproben, Abnahmeprotokoll.
• Falsche Zuordnungen: Feldzuordnung schriftlich festlegen und fachlich prüfen lassen.
• Verlorene Fristen: offene Fristen gesondert abgleichen; im Zweifel doppelt führen, bis die Abnahme steht.
• Export zu spät angefordert: Kündigungs- und Abruffristen vorher kennen.
• Betriebsunterbrechung: Umstellung in ruhigere Zeiten legen, Stichtag klar kommunizieren.
• Fehlende Akzeptanz: das Team früh einbinden, schulen, Rückmeldungen ernst nehmen.

Wer schon beim neuen Anbieter fragt, wie der nächste Ausstieg aussieht, behält die Handlungsfreiheit.

In eigener Sache: In JuristData können Sie Mandanten und Fristen heute selbst übernehmen, aus CSV-, XML- oder JSON-Dateien, mit Prüfung vor dem Import, Protokoll und der Möglichkeit, einen Import rückgängig zu machen. Einen direkten Import aus bestimmter anderer Kanzleisoftware bieten wir nicht an. Für Kanzleien im Pilot 2027 ist die begleitete Übernahme inklusive.