Notariatssoftware Vergleich: die wichtigsten Auswahlkriterien

Eine fundierte Auswahl beginnt mit klaren Kriterien. Für das Notariat haben sich die folgenden Punkte als besonders aussagekräftig erwiesen:

• Urkundenverzeichnis (kanzleiintern): lückenlose UR-Nummern, gesperrte Sachdaten ab der Beurkundung und ein nachvollziehbarer Lückenlosigkeitsnachweis.
• Integrität: technische Absicherung von Einträgen, etwa über Prüfsummen, damit nachträgliche Änderungen erkennbar werden.
• Akten- und Fristenmanagement: strukturierte Vorgänge, Wiedervorlagen und Fristen an zentraler Stelle.
• Mandantenportal: sichere, nachvollziehbare Kommunikation und Dokumentenübergabe.
• Hosting in Deutschland und DSGVO/AVV: Serverstandort, Auftragsverarbeitung und Betroffenenrechte.
• GoBD: nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Aufzeichnung über die Aufbewahrungsfristen hinweg.

Gewichten Sie diese Kriterien anhand Ihrer Kanzleigröße und Arbeitsweise, bevor Sie einzelne Lösungen testen.

Ein zentraler Punkt, der in jedem Vergleich klar sein muss: Ein in der Kanzleisoftware geführtes Urkundenverzeichnis ist ein kanzleiinternes Arbeits- und Nachweisinstrument. Es ersetzt nicht das amtliche Urkundenverzeichnis (UVZ), das der Notar nach § 55 BeurkG im Elektronischen Urkundenarchiv führt; dieses Archiv betreibt die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde (§ 78h Abs. 1 BNotO).

Auch NotData führt ausdrücklich ein kanzleiinternes Verzeichnis und tritt nicht an die Stelle des amtlichen UVZ. Die Pflichten rund um das amtliche Verzeichnis bleiben unberührt. Ein kanzleiinternes Verzeichnis dient dazu, die eigene Arbeit strukturiert und nachvollziehbar zu dokumentieren. Prüfen Sie bei jeder Lösung, wie diese Abgrenzung dargestellt wird und wie sich interne Erfassung und amtliche Pflichten in Ihrem Arbeitsablauf zueinander verhalten.

Weiterlesen: Lückenlos geführtes Urkundenverzeichnis im Notariat

Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Kriterien dar. Die mittlere Spalte beschreibt belegbare Eigenschaften von NotData, die rechte Spalte formuliert eine Prüffrage, die Sie an jede Lösung stellen sollten.

Am Markt gibt es mehrere etablierte Lösungen für das Notariat. Wir nennen hier bewusst keine einzelnen Anbieter und bewerten keine fremden Produkte.

Wir empfehlen, jede in Frage kommende Lösung anhand derselben Kriterien zu prüfen, die in diesem Ratgeber beschrieben sind: kanzleiinternes Verzeichnis und Abgrenzung zum amtlichen UVZ, Lückenlosigkeit und Integrität, Akten- und Fristenmanagement, Mandantenportal, Hosting und DSGVO/AVV sowie GoBD. So entsteht ein belastbarer Vergleich, der zu Ihrer konkreten Kanzlei passt.

NotData (Web4Data) ist auf die beschriebenen Anforderungen ausgerichtet. Es führt ein kanzleiinternes Urkundenverzeichnis mit fortlaufender UR-Nummer und Lückenlosigkeitsnachweis, sichert Einträge gegen nachträgliche Änderung ab und nutzt SHA-256-Prüfsummen zur Integritätskontrolle. Wichtig bleibt: Dieses Verzeichnis ist kanzleiintern und ersetzt nicht das amtliche elektronische Urkundenverzeichnis der Bundesnotarkammer.

Ergänzend stehen Akten- und Fristenmanagement sowie ein Mandantenportal bereit. Der Betrieb erfolgt in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit Vertragsbeginn geschlossen, und die Aufzeichnung ist auf Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit im Sinne der GoBD ausgelegt. Prüfen Sie NotData wie jede andere Lösung anhand Ihrer eigenen Kriterienliste.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zur Auswahl von Notariatssoftware und stellt keine Rechtsberatung dar. Anforderungen an das Urkundenverzeichnis, an das amtliche UVZ sowie an Datenschutz und Aufbewahrung hängen vom Einzelfall und den jeweils geltenden Vorgaben ab. Ziehen Sie für verbindliche Aussagen die einschlägigen Quellen und gegebenenfalls fachkundigen Rat heran.