Aufbewahrungsfristen berechnen

Aus Art der Unterlage und Jahr ermittelt der Rechner, mit Ablauf welchen Tages die Aufbewahrung endet, mit Fristbeginn und Übergangsregeln.

Aufbewahrungsfristen-Rechner

Wann endet die Aufbewahrungspflicht für Handakten, Buchungsbelege, Rechnungen, Bücher und Geschäftsbriefe? Wählen Sie die Dokumentart und das maßgebliche Jahr.

Der Rechner benötigt JavaScript. Kurzübersicht: Fristbeginn ist jeweils der Schluss des Kalenderjahres des maßgeblichen Ereignisses. Handakte 6 Jahre (§ 50 Abs. 1 BRAO), Buchungsbelege 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB; Institute nach KWG, VAG, WpIG 10 Jahre), Rechnungen 8 Jahre (§ 14b UStG), Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre.

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit 01.01.2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl. 2024 I Nr. 323) auch für ältere Unterlagen, deren alte Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Institute nach KWG, VAG und WpIG bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren; nur die umsatzsteuerliche Frist für Rechnungen ist für sie seit 01.01.2026 verkürzt (§ 27 Abs. 40 Satz 2 UStG).

Der Rechner bildet die regelmäßige Frist ab. Nicht berechnet wird die Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: Solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch läuft, etwa wegen einer Außenprüfung, eines Einspruchs oder einer verspäteten Steuererklärung, dürfen die dafür bedeutsamen Unterlagen nicht vernichtet werden.

Längere Fristen aus anderen Gesetzen (z. B. Geldwäschegesetz, Sozialversicherungsrecht, Verträge) und Beweisinteressen sind nicht berücksichtigt. Nach Ablauf der Frist sind personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen, wenn kein anderer Grund für die weitere Speicherung besteht (Art. 17 DSGVO).

Berechnung ohne Gewähr. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Stand: 08.11.2026

So wird gerechnet

Die Handakte ist sechs Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO).

Steuerlich gelten zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege seit dem 01.01.2025 (Kredit- und Finanzinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute weiter zehn Jahre) und sechs Jahre für Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Für Kaufleute gilt § 257 HGB entsprechend.

Häufige Fragen

Wie lange muss die Handakte aufbewahrt werden?
Sechs Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO).
Sind Rechnungen noch zehn Jahre aufzubewahren?
Buchungsbelege seit dem 01.01.2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Für Unterlagen, deren Frist am 31.12.2024 noch lief, gilt die Übergangsregel des Art. 97 § 19a EGAO.
Kann die Frist länger laufen als berechnet?
Ja. Steuerlich endet sie nicht, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Quellen

  1. § 50 BRAO, Handakten, abgerufen am 08.11.2026
  2. § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, abgerufen am 08.11.2026
  3. Art. 97 § 19a EGAO, Übergangsregel, abgerufen am 08.11.2026
  4. § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen, abgerufen am 08.11.2026
  5. § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen, abgerufen am 08.11.2026
  6. BGBl. 2024 I Nr. 323 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), abgerufen am 08.11.2026

Berechnung ohne Gewähr. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand: 08.11.2026.

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