Vertretung in der kleinen Kanzlei: Urlaub, Krankheit und was § 53 BRAO verlangt

Nach § 53 Abs. 1 BRAO muss eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt für die eigene Vertretung sorgen, wenn sie oder er

• länger als eine Woche daran gehindert ist, den Beruf auszuüben (Nr. 1), etwa wegen Krankheit, oder
• sich länger als zwei Wochen von der Kanzlei entfernen will (Nr. 2), etwa für einen Urlaub.

Die Vertretung soll einer anderen Rechtsanwältin oder einem anderen Rechtsanwalt übertragen werden. Möglich sind auch Personen, die die Befähigung zum Richteramt erworben oder mindestens zwölf Monate des Vorbereitungsdienstes absolviert haben (§ 53 Abs. 2 BRAO). Eine Anwältin oder einen Anwalt als Vertretung sollen Sie selbst bestellen. Soll eine andere Person vertreten oder finden Sie niemanden, bestellt die Rechtsanwaltskammer die Vertretung auf Ihren Antrag (Abs. 3). Unterbleibt beides, soll die Kammer nach vorheriger Aufforderung von Amts wegen eine Vertretung bestellen (Abs. 4). Die Bestellung kann jederzeit widerrufen werden (Abs. 5).

Seit dem 1. August 2021 müssen Sie eine selbst bestellte Vertretung der Kammer nicht mehr anzeigen. Zugleich wurde der Zeitraum für die geplante Abwesenheit von einer auf zwei Wochen verlängert (BRAK, Nachrichten aus Berlin 16/2021).

Wichtig: Die Zwei-Wochen-Grenze betrifft nur die Pflicht zur Bestellung. Fristen laufen auch während einer kürzeren Abwesenheit. Die Einspruchsfrist gegen einen Bußgeldbescheid beträgt zum Beispiel zwei Wochen nach Zustellung (§ 67 Abs. 1 OWiG). Sie kann also vollständig in einen Urlaub fallen, für den keine Vertretung vorgeschrieben ist.

Der Vertretung stehen die anwaltlichen Befugnisse der vertretenen Person zu. Sie wird in eigener Verantwortung tätig, jedoch im Interesse, für Rechnung und auf Kosten der vertretenen Person (§ 54 Abs. 1 BRAO).

Für den Kanzleialltag entscheidend ist § 54 Abs. 2 BRAO: Wer die Vertretung selbst bestellt, muss ihr Zugang zum eigenen beA einräumen. Die Vertretung muss zumindest befugt sein, Posteingänge zur Kenntnis zu nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abzugeben. Dieser Zugang entsteht nicht von selbst; seit dem 1. August 2021 richtet ihn niemand mehr automatisch ein.

So geht es laut beA-Support der BRAK:

1. Mit der eigenen beA-Karte am Postfach anmelden und in die Einstellungen wechseln.
2. In der Benutzerverwaltung die Kollegin oder den Kollegen über die Suche nach Benutzern mit Postfach finden.
3. Unter „Rechte & Rollen verwalten“ die Rolle Vertretung zuordnen, auf Wunsch für einen festen Zeitraum.
4. Bei Bedarf weitere Rechte ergänzen und das Sicherheits-Token der Vertretung freischalten. Ohne Freischaltung kann die Vertretung die Rolle nicht ausüben.

Erledigen Sie das einige Tage vor dem Urlaub und lassen Sie sich den Zugang bestätigen. Bestellt dagegen die Kammer die Vertretung, erhält diese nur einen Zugang zur Übersicht der eingegangenen Nachrichten: Absender und Eingangszeitpunkt sind sichtbar, Betreff, Text und Anhänge nicht (§ 25 Abs. 3 RAVPV). Die selbst organisierte Vertretung mit vollem Zugang ist also auch praktisch die bessere Lösung.

Für den unvorhergesehenen Ausfall gibt es keine Bestellpflicht nach § 53 BRAO, solange er nicht länger als eine Woche dauert. Die Fristen laufen trotzdem. Versäumt die Kanzlei eine Notfrist oder eine Rechtsmittelbegründungsfrist, hilft nur die Wiedereinsetzung, und die setzt voraus, dass die Partei ohne Verschulden verhindert war (§ 233 ZPO). Ein Verschulden der Anwältin oder des Anwalts steht dem Verschulden der Partei gleich (§ 85 Abs. 2 ZPO).

Den Maßstab hat der BGH im Beschluss vom 28. Januar 2026, XII ZB 108/25 zusammengefasst (Rn. 25):

• Jede Anwältin und jeder Anwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass fristwahrende Handlungen auch bei einem unvorhergesehenen Ausfall unternommen werden.
• Wer als Einzelanwalt tätig ist, muss zumutbare Vorkehrungen für den Verhinderungsfall treffen, zum Beispiel durch eine Absprache mit einem vertretungsbereiten Kollegen.
• Konkrete Maßnahmen sind erst nötig, wenn der Ausfall vorhersehbar ist. Bei plötzlicher Krankheit muss nur noch das geschehen, was dann möglich und zumutbar ist.

Im entschiedenen Fall war der Verfahrensbevollmächtigte am letzten Tag der Begründungsfrist mit hohem Fieber bettlägerig. Er hatte sich auf seine Stellung als Einzelanwalt ohne Kollegen in der Kanzlei berufen. Das genügte nicht: Eine Absprache für den Verhinderungsfall hatte er nicht getroffen, und es war nicht dargelegt, dass er eine vorab bestimmte Vertretung nicht hätte anrufen und um einen Fristverlängerungsantrag bitten können. Er hatte immerhin mit seiner Hausärztin telefoniert (Rn. 26 bis 29). Der BGH weist zudem darauf hin, dass eine erste Fristverlängerung nicht aufwendig begründet werden muss (Rn. 28) und ein Verlängerungsantrag auch ohne Aktenzeichen des Rechtsmittelgerichts gestellt werden kann (Rn. 30). Für die Berufungsbegründung sieht § 520 Abs. 2 ZPO eine Verlängerung um bis zu einen Monat auch ohne Einwilligung des Gegners vor, wenn erhebliche Gründe dargelegt werden.

Die Wiedereinsetzung wurde abgelehnt. Die Lehre für kleine Kanzleien: Die Vertretung muss vor dem Ernstfall verabredet sein, damit im Ernstfall ein Anruf reicht.

Das Gesetz schreibt keine Form für die Absprache vor. Bewährt hat sich eine kurze schriftliche Vereinbarung mit einer Kollegin oder einem Kollegen, die sich gegenseitig vertreten. Wir empfehlen, diese Punkte einmal festzulegen und vor jedem Urlaub zu prüfen:

1. Wer vertritt wen? Name, Telefon (auch privat), Vertretung der Vertretung.
2. beA: Rolle Vertretung eingerichtet, Sicherheits-Token freigeschaltet, Zugang einmal getestet.
3. Fristen: Die Vertretung kann den Fristenkalender einsehen. Vor einer geplanten Abwesenheit gehen Sie die Fristen der nächsten Wochen gemeinsam durch und legen Vorfristen so, dass sie vor die Abwesenheit fallen.
4. Posteingang: Wer sichtet Papierpost, E-Mail und beA, und wer trägt neue Fristen ein? Die Eintragung sollte auch in der Vertretungszeit ein zweiter Mensch prüfen.
5. Akten: Wo liegen laufende Akten, und wie kommt die Vertretung an Unterlagen und Zugangsdaten zur Kanzleisoftware?
6. Mitarbeitende: Das Sekretariat weiß, wen es im Krankheitsfall anruft und welche Fristen es dabei nennt.
7. Abwesenheitsnotiz: Hinweis auf die Vertretung in E-Mail und Telefonansage.

Für den Todesfall sieht § 55 BRAO einen Abwickler vor, den die Rechtsanwaltskammer bestellen kann. Auch dafür hilft eine aktuelle Übersicht über Akten, Fristen und Zugänge.

Hinweis: Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Fragen zur Bestellung einer Vertretung beantwortet auch Ihre Rechtsanwaltskammer.

Eine Vertretung kann nur handeln, wenn sie sieht, was ansteht. Achten Sie bei der Kanzleisoftware auf diese Punkte:

• Kanzleiweiter Fristenkalender: Die Vertretung sieht die Fristen aller Kolleginnen und Kollegen und kann nach zuständiger Person filtern.
• Umhängen mit Nachricht: Eine Frist lässt sich einer anderen Person zuweisen, und diese wird darüber benachrichtigt.
• Vorfristen: Sie erscheinen im Kalender und erinnern rechtzeitig, auch wenn die eigentliche Frist in die Abwesenheit fällt.
• Kontrolle durch einen zweiten Menschen: Eine eingetragene Frist bestätigt jemand anderes als die Person, die sie eingetragen hat.
• Abwesenheiten mit Vertretung: Urlaub und Krankheit sind mit der zuständigen Vertretung erfasst, damit alle wissen, wer gerade handelt.

Fragen Sie bei der Auswahl auch nach, was beim Eintragen einer Abwesenheit tatsächlich passiert. Werden Fristen und Aufgaben automatisch übergeben, oder muss das jemand von Hand tun? Beides kann funktionieren, wenn die Kanzlei weiß, welcher Weg gilt.

In JuristData sehen Vertretung und Kanzleileitung im Fristenkalender alle Fristen der Kanzlei und können nach zuständiger Person filtern; Akten hinter einer Mandatsabschottung bleiben dabei ausgenommen. Eine Frist lässt sich einer Kollegin oder einem Kollegen zuweisen. Die neue zuständige Person erhält dann eine Benachrichtigung über die Glocke. Fristen können eine Vorfrist haben, und die Bestätigung im Vier-Augen-Prinzip kann nicht von der Person kommen, die die Frist eingetragen hat oder für sie zuständig ist.

Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit tragen Sie mit Vertretung ein. Die Kanzlei kann festlegen, dass zu jeder Krankmeldung eine Vertretung angegeben werden muss, und JuristData weist darauf hin, wenn die gewählte Vertretung im selben Zeitraum selbst abwesend ist. Fristen übergeben Sie bewusst von Hand an die Vertretung; JuristData hängt sie beim Eintragen einer Abwesenheit nicht automatisch um. Das beA-Postfach und seine Rechte verwalten Sie weiterhin in der beA-Anwendung der BRAK.

In eigener Sache: Für Rechtsanwaltskanzleien, die JuristData von Anfang an mitgestalten möchten, gibt es den JuristData-Pilot 2027: 3 bis 5 Plätze, drei Monate kostenlos, Einrichtung durch uns, Start Mitte Januar 2027.

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