Kanzlei digitalisieren: vom Posteingang bis zur Freigabe
Post landet an der richtigen Akte, Fristen werden vorgeschlagen und erst nach Ihrer Bestätigung wirksam, Schreiben entstehen aus Ihren Vorlagen. Was die Software vorbereitet, entscheidet bei Ihnen ein Mensch.
Wo Papier und Handarbeit Zeit kosten
Digitalisieren heißt in vielen Kanzleien zuerst: scannen. Die Arbeit danach bleibt dieselbe. Jemand liest jedes Schreiben, sucht die Akte, trägt die Frist ein, legt eine Wiedervorlage an und schreibt die Antwort aus einer alten Datei ab.
JuristData setzt an diesen Handgriffen an. Die Abläufe unten sind in der Anwendung vorhanden; die Bezeichnungen in Anführungszeichen finden Sie dort genau so.
Fünf Bereiche, die Sie zuerst digitalisieren
- Posteingang
E-Mails aus Ihren Postfächern kommen von selbst herein, Schreiben laden Sie über „Dokument hochladen“ hoch. JuristData schlägt Mandant und Akte vor. Erkennt es eine Fristangabe, steht am Eingang „Frist ungeprüft“, bis Sie mit „Frist bestätigen“ oder „Frist ablehnen“ entscheiden.
- Aufgaben und Wiedervorlagen
„Meine Aufgaben“ zeigt Fristen, Aufgaben, Prozessschritte, Freigaben und Posteingang auf einer Seite, geordnet nach „Überfällig“, „Heute“ und „Diese Woche“. Für regelmäßige Kontrollen gibt es die „Serienwiedervorlage“.
- Digitale Handakte
Schriftsätze, Anlagen und Korrespondenz liegen bei der Akte, mit allen Fassungen. „Texterkennung“ macht Scans durchsuchbar, „Online bearbeiten“ öffnet ein Word-Dokument im Browser.
- Vorlagen
Im „Dokument-Builder“ setzen Sie Vorlagen aus Blöcken und Textbausteinen zusammen. Platzhalter wie {{client.name}} füllt JuristData beim Erzeugen; mit „Zur Prüfung einreichen“ gibt eine zweite Person eine Vorlage frei.
- Abläufe mit Freigaben
Wiederkehrende Abläufe setzen Sie im Prozess-Builder aus Bausteinen wie „Bedingung“, „Dokument“, „Genehmigung“ und „E-Mail“ zusammen. Mit „Simulation (mit Testdaten)“ spielen Sie einen Ablauf durch, bevor er für echte Akten gilt.
Aus der Anwendung
Aufgenommen mit Beispieldaten: Posteingang mit Zuordnung, Fristen nach Fälligkeit, die Akte mit Dokumenten.
Was bei Ihnen bleibt
- Erkannte Fristen sind Vorschläge. Wirksam werden sie erst nach Ihrer Bestätigung; bei Papierpost prüfen Sie das Zustelldatum selbst.
- Bei sehr hoher Sicherheit ordnet JuristData Mandant und Akte selbst zu. Die Schwellen stellen Sie für Ihre Kanzlei ein.
- Die KI für Zuordnungsvorschläge und den Textassistenten läuft auf unseren Servern in Deutschland; externe KI ist für Kanzleien gesperrt.
- Ein Ablauf beginnt als „Entwurf“. Ist das Vier-Augen-Prinzip eingestellt, wird er erst nutzbar, wenn eine zweite berechtigte Person ihn freigibt.
Auch Ihre Mandanten arbeiten digital
Im Mandantenportal sehen Ihre Mandanten freigegebene Dokumente und den Stand ihres Mandats. Rückfragen laufen über Nachrichten an einer Stelle, Rechnungen sehen sie im Portal; die E-Rechnung (XRechnung) ist in Vorbereitung. Dokumente, die Mandanten im Portal hochladen, landen in Ihrem Posteingang.
Grenzen und Hinweise
- Den Prozess-Baukasten enthält die Stufe Kanzlei Plus, in der Stufe Kanzlei ist er zubuchbar; in der Stufe Solo ist er nicht enthalten. Der Vorlagen-Baukasten gehört zum Grundumfang.
- Im Hintergrund- und im Hybrid-Modus versendet der E-Mail-Schritt eines Ablaufs derzeit ohne Rückfrage. Für Post an Externe empfehlen wir den interaktiven Modus.
- Nachrichten im Mandantenportal haben keinen Dateianhang; Dokumente laden Mandanten über das Portal hoch.
- beA: Wir binden das beA über die offizielle Kanzleisoftware-Schnittstelle der BRAK an: Abruf, Versand aus der Akte und elektronisches Empfangsbekenntnis. Den Zugang zur BRAK-Testumgebung haben wir erhalten. Bereits fertig sind die Prüfung von XJustiz-Datensätzen nach amtlichem Schema, die Erzeugung elektronischer Empfangsbekenntnisse und die Ablage eingehender beA-Nachrichten zur Akte. Nachrichten, die Sie in der beA-Webanwendung exportiert haben, ziehen Sie einfach in den Posteingang oder in die Akte: JuristData prüft die Strukturdaten gegen das amtliche XJustiz-Schema, schlägt die passende Akte vor, erkennt doppelte Nachrichten und merkt mögliche Fristen zur Bestätigung vor. Abruf und Versand aus JuristData folgen mit der Freischaltung; bis dahin nutzen Sie die beA-Webanwendung. beA ist Bestandteil von JuristData. Bis zur Freischaltung zahlen Pilotkanzleien nichts, und ist beA bis zum 31.03.2027 nicht freigeschaltet, endet der Vertrag kostenfrei.
Häufige Fragen
Was heißt es, eine Kanzlei zu digitalisieren?
Trägt JuristData Fristen selbst ein?
Können wir papierlos arbeiten, wenn noch Briefpost kommt?
Wo läuft die KI?
Brauche ich für die Automatisierung eine höhere Stufe?
Ist eine beA-Anbindung verfügbar?
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