Kollisionsprüfung vor der Mandatsannahme: Interessenkonflikte erkennen und dokumentieren

Nach § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO darf eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt nicht tätig werden, wenn sie oder er einen anderen Mandanten in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. § 3 Abs. 1 BORA fasst das knapp: Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte dürfen keine widerstreitenden Interessen vertreten.

Die Folgen eines übersehenen Konflikts regelt § 3 Abs. 2 BORA: Wer erkennt, dass er entgegen § 43a Abs. 4 bis 6 BRAO tätig geworden ist, hat unverzüglich die Mandantschaft zu informieren und alle Mandate in derselben Rechtssache zu beenden. Betroffen ist dann nicht nur das neue Mandat, sondern auch das bestehende.

Deshalb gehört die Prüfung an den Anfang, bevor Unterlagen angenommen, Fristen notiert oder Ratschläge erteilt werden.

Das Tätigkeitsverbot nach § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO hat zwei Merkmale, die beide vorliegen müssen:

• Dieselbe Rechtssache: Die frühere und die neue Tätigkeit betreffen denselben Sachverhalt.
• Widerstreitendes Interesse: Die Interessen der früheren und der neuen Mandantschaft stehen sich in dieser Sache entgegen.

Ob beides zutrifft, ist eine rechtliche Bewertung des Einzelfalls. Eine Namensgleichheit allein begründet noch keinen Konflikt, und umgekehrt kann ein Konflikt bestehen, obwohl der Name des neuen Mandanten nirgends im Bestand auftaucht, etwa wenn die Kanzlei bisher dessen Gegner vertreten hat.

Neben § 43a Abs. 4 BRAO stehen weitere Tätigkeitsverbote. § 45 Abs. 1 BRAO erfasst unter anderem die Vorbefassung in derselben Rechtssache als Richter, Staatsanwalt, Schiedsrichter, Mediator oder Notar sowie den Fall, dass er in derselben Angelegenheit, mit der er als Insolvenzverwalter, Nachlassverwalter, Testamentsvollstrecker oder Betreuer befasst war, gegen den Träger des verwalteten Vermögens vorgehen soll. § 43a Abs. 5 und 6 BRAO erstrecken das Verbot auf eine Tätigkeit als Referendar in der Ausbildung bei einem Rechtsanwalt und auf ein berufliches Tätigwerden außerhalb des Anwaltsberufs.

Das Tätigkeitsverbot gilt nach § 43a Abs. 4 Satz 2 BRAO auch für Rechtsanwälte, die ihren Beruf gemeinschaftlich mit dem ausgeschlossenen Rechtsanwalt ausüben. Es bleibt bestehen, wenn der ausgeschlossene Rechtsanwalt die gemeinschaftliche Berufsausübung beendet (Satz 3). § 3 Abs. 3 BORA stellt zweierlei klar:

• Eine Bürogemeinschaft nach § 59q BRAO ist keine gemeinschaftliche Berufsausübung in diesem Sinne.
• Die Sozietätserstreckung gilt auch für individuell erteilte Mandate.

Ausnahme mit Zustimmung: Die Erstreckung nach Satz 2 und 3 entfällt, wenn die betroffenen Mandanten der Tätigkeit nach umfassender Information in Textform zugestimmt haben und geeignete Vorkehrungen die Einhaltung der Verschwiegenheit sicherstellen (§ 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO). Für den eigenen Konflikt nach Satz 1 gibt es diese Ausnahme nicht; eine Ausnahme sieht Satz 5 nur für ein Tätigkeitsverbot vor, das gegenüber einer Berufsausübungsgesellschaft besteht.

Was „geeignete Vorkehrungen“ sind, konkretisiert § 3 Abs. 4 BORA. Erforderlich ist danach insbesondere

1. die inhaltliche Bearbeitung der widerstreitenden Mandate ausschließlich durch verschiedene Personen,
2. der Ausschluss des wechselseitigen Zugriffs auf Papierakten sowie auf elektronische Daten einschließlich des beA und
3. das Verbot an die bearbeitenden Personen, wechselseitig über das Mandat zu kommunizieren.

Die Einhaltung dieser Vorkehrungen ist zum jeweiligen Mandat zu dokumentieren. Der zweite Punkt betrifft unmittelbar die Kanzleisoftware: Die Trennung muss auch für Akten, Dokumente und Postfächer im System gelten. Wie Räume und Software in einer Bürogemeinschaft geteilt werden können, beschreibt der Ratgeber Bürogemeinschaft: gemeinsame Kanzleisoftware, getrennte Mandate.

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Verfahren vor. Bewährt hat sich ein fester Ablauf, den jede Person in der Kanzlei kennt. Wir empfehlen diese Schritte:

1. Beteiligte vollständig erfassen: Mandant, Gegner und weitere Beteiligte, bei Unternehmen auch frühere Firmennamen, soweit bekannt. Je genauer die Angaben, desto verlässlicher der Abgleich.
2. Gegen den ganzen Bestand prüfen: Mandanten und Gegner aus laufenden und abgeschlossenen Mandaten aller Berufsträger, mit denen Sie den Beruf gemeinschaftlich ausüben.
3. Treffer bewerten: Liegt dieselbe Rechtssache vor, und stehen die Interessen gegeneinander? Diese Frage entscheidet eine Berufsträgerin oder ein Berufsträger, nicht das Sekretariat und nicht die Software.
4. Entscheiden: annehmen, ablehnen oder, bei einem Konflikt, der nur über die Sozietät besteht, die Ausnahme nach § 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO prüfen.
5. Festhalten: wer wann gegen welchen Bestand geprüft hat und mit welchem Ergebnis.

Für die Prüfung dürfen der Verschwiegenheit unterliegende Tatsachen einem Rechtsanwalt auch ohne Einwilligung des Mandanten offenbart werden, soweit das für die Prüfung eines Tätigkeitsverbots erforderlich ist (§ 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO). Und eine Berufsausübungsgesellschaft muss bei berechtigtem Interesse, insbesondere zur Prüfung möglicher Interessenkollisionen, auf Anfrage die in der Sozietät tätigen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte mitteilen (§ 10 Abs. 2 BORA).

Ausdrücklich vorgeschrieben ist die Dokumentation in einem Fall: Wird ein Mandat mit Zustimmung nach § 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO trotz Sozietätserstreckung geführt, ist die Einhaltung der Vorkehrungen nach § 3 Abs. 4 BORA zum jeweiligen Mandat zu dokumentieren. Die Zustimmungen der Mandanten liegen ohnehin in Textform vor; bewahren Sie sie beim Mandat auf.

Auch ohne ausdrückliche Pflicht empfehlen wir, jede Prüfung kurz festzuhalten:

• Datum und prüfende Person,
• geprüfte Namen (Mandant, Gegner, weitere Beteiligte),
• Treffer und deren Bewertung,
• Entscheidung mit kurzer Begründung.

Ein solcher Vermerk hilft, wenn später Zweifel aufkommen, und er zwingt dazu, Treffer nicht nur zu sehen, sondern zu bewerten. Wechseln Sie die Kanzleisoftware, achten Sie darauf, dass Gegner und Beteiligte aus abgeschlossenen Akten mit übernommen werden; sonst fehlen sie beim nächsten Abgleich. Mehr dazu auf unserer Seite Kanzleisoftware wechseln mit Datenübernahme.

Eine Kanzleisoftware kann den Abgleich übernehmen, der von Hand fehleranfällig ist: Sie durchsucht den gesamten Bestand und findet auch abweichende Schreibweisen. Das ersetzt die rechtliche Bewertung nicht. Achten Sie bei der Auswahl auf diese Punkte:

• Zeitpunkt: Prüft die Software schon beim Anlegen eines Mandanten, oder nur, wenn jemand daran denkt?
• Umfang: Werden nur Mandanten verglichen oder auch Gegner und weitere Beteiligte aus den Akten?
• Unschärfe: Findet der Abgleich ähnliche Schreibweisen, oder nur exakte Treffer?
• Entscheidung beim Menschen: Zeigt die Software Treffer an und überlässt die Bewertung der Berufsträgerin oder dem Berufsträger?
• Abschottung: Lassen sich Akten für einzelne Personen sperren, so wie § 3 Abs. 4 BORA es für die Ausnahme verlangt?

Keine Software kennt Konflikte, deren Beteiligte nie erfasst wurden. Die Qualität der Prüfung hängt deshalb an der Erfassung der Beteiligten bei jeder neuen Akte. Wer eine Kanzlei gründet, legt diese Gewohnheit am besten mit dem ersten Mandat an; mehr dazu auf unserer Seite Kanzleisoftware für die Kanzleigründung.

Beim Anlegen eines Mandanten gleicht JuristData den Namen mit Ihrem Bestand ab und zeigt mögliche Interessenkonflikte an. Ob ein Konflikt vorliegt, entscheiden Sie. Akten führen Sie mit ihren Beteiligten, Fristen und Dokumenten. JuristData läuft im Browser, ohne eigenen Server; wir betreiben die Anwendung auf Servern in Deutschland, und jede Kanzlei hat eine eigene, getrennte Datenbank. Wie der Start mit JuristData aussieht, steht auf unserer Seite Kanzleisoftware für die Kanzleigründung.

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